Gestão de Ideias - Reflexões e Dicas

MINHA EXPERIÊNCIAS COM BANCO DE IDEIAS ... Ou sistema de sugestões

Em 1998 tive minha primeira ideia aprovada, em um sistema corporativo de gestão de ideias da Siemens, o 3i. Recebi uma recompensa financeira. Um pequeno valor, mas que para mim como estagiário foi bem motivador, tanto que até hoje guardo o email com a aprovação desta minha primeira ideia. O sistema baseado na intranet da empresa, já naquela época, previa o encaminhamento para avaliação de acordo com a área de aplicação da ideia e, para aquelas que se concretizassem em projetos, o autor recebia um percentual do ganho (redução de custo ou aumento de receita) projetado para um ano. Mesmo ideias que gerassem pequenas melhorias, nas condições de trabalho, na segurança, na comunicação interna, para as quais é difícil avaliar o impacto financeiro, eram recompensadas.

Passados quase 20 anos, mantive o interesse e o contato com os bancos de ideias, com várias denominações diferentes, mais recentemente atuando também como avaliador. Em uma ocasião, durante um projeto de consultoria em gestão industrial, tive uma conversa com o empresário sobre o tema, o diálogo foi “mais ou menos” assim:

- Decidimos colocar uma caixinha de sugestões – disse o empresário.

- Hum. Quer dizer que vocês vão implantar um sistema de sugestões?

- É ... mais ou menos isso. A ideia é que o pessoal dê ideias para melhorar os processos, reduzir custos, coisas desse tipo. Até já mandei fazer umas três caixas tipo urna para o pessoal colocar as ideias.

- Interessante. E quem vai avaliar as ideias?

- Hum, não pensamos nisso, mas nós mesmos eu e a xxxxx (nome da esposa do empresário, responsável pela área administrativa).

- Certo, e quando a sugestão prever algo um pouco mais complexo, alguma coisa técnica, quem irá avaliar?

- Hum, não pensei nisso não.

- E se receberem muitas ideais, terão tempo de avaliar tudo e dar a resposta dentro de um prazo adequado, para não deixar o pessoal desmotivado com a demora?

- Isso já pensamos! Acreditamos que não vamos ter muitas ideais não. Sabe como é, o povo não quer saber de melhorar.

- Bem, se você já começar desse jeito, realmente a participação vai ser pouca, mas o objetivo não é gerar o máximo de ideais, fazendo com que todos queiram contribuir?

- Hum, acho que você tem razão.

- E ainda, como você vai recompensar o pessoal pelas ideias viáveis para implantação imediata, ou viáveis para aplicação futura?

- Recompensar? Mas eu já pago o salário em dia, com tudo o que tem direito!

- Pois é, mas alguma forma de reconhecimento, mesmo um brinde, ou divulgação dos autores da ideia é um componente essencial de um sistema de captação de ideias.

- Olha ... eu vou dar uma segurada nisso, vou pensar melhor, e volto a falar contigo.

Bem, o projeto estava terminando quando a conversa acima ocorreu, e fiquei sem saber se o sistema de sugestões (banco de ideias) foi realmente implantado, mas #ficaadica: planeje a implantação do banco de ideias, pensando que se trata de um processo, muito mais que uma caixa ou sistema na intranet.

Vão aí então alguns elementos e um banco de ideias, seja qual for a forma de disponibilização:

•     Facilite o acesso ao banco de ideias: não crie barreias ou dificuldades para que “todos” possam contribuir: empregados, estagiários, terceirizados. Se for acessível na intranet, garanta que todos tenham acesso. E para quem não tem acesso à rede corporativa, pense em alternativas.
•     Crie um mecanismo para que o autor da ideia verifique se já não existe algo igual ou muito semelhante.
•    Permita que as ideias existentes sejam pesquisadas, para que possam ser aproveitadas, modificadas, juntadas. A originalidade não é uma obrigação!
•     Defina formas de reconhecimento aos autores de boas ideias. O reconhecimento pode ser financeiro, com brindes, divulgação pública em eventos, bolsas de estudo, cafés da manhã com a alta administração. Veja o que seu público interno valoriza e ao mesmo tempo é viável. Valorize também as ideias originais mas momentaneamente inviáveis.
•      Antes de implantar em toda a organização, como padrão, faça alguns protótipos, na forma de aplicações locais em determinado órgão/processo ou em campanhas com prazo definido, para resolver problema específico.
•      Mantenha um procedimento para rever periodicamente as ideias que ficaram na “geladeira”, por inviabilidade temporária. Uma ideia inviável alguns anos atrás, porque não se dispunha do recurso necessário, pode agora ser a solução viável para um problema crítico.
•     Não deixe a peteca cair. Mantenha a gestão do processo, usando a criatividade para que o fluxo de ideias continue. E no caso de baixas, procure entender as causas para resolver.
•     Quem tal usar a gamificação, bastante alinhada com a geração atual, como uma forma de motivar a participação?
•   Crie um mecanismo para verificar o status de cada ideias, do cadastro até a aprovação/arquivamento/reprovação, que contenha alerta quando os prazos definidos estejam para encerrar.
•     Sistemas de sugestão japoneses só permitem o cadastro da ideia quando ela for testada de alguma forma, ou seja prototipagem na linha do MVP antes de cadastrar ideia.
•    Envolva os autores das ideais aprovadas em etapas posteriores do projeto. A além da contribuição que podem dar gera empatia, levando-os a entender os desafios da implantação. 

E então, após a leitura ficou motivado a contribuir na criação de um banco de ideias (sistema de sugestões) ou acha que vai dar muito trabalho? Lembre-se que melhorar e inovar não é fácil. Ou como dizem os manezinhos da ilha (nativos de Florianópolis):

- Quer moleza? Senta no colo do marisco!

Um abraço,

Paulo Manoel Dias

engpaulodias@yahoo.com.br